Kdy firma potřebuje ERP? Je to jedna z otázek, které dostáváme nejčastěji, a odpověď jen zřídka souvisí s velikostí. Existují firmy s deseti lidmi, které ho už potřebují, a firmy s padesáti, které ještě mohou počkat. Rozhoduje, jak proudí informace: kolikrát se údaj kopíruje, kolik nástrojů se podílí na jedné objednávce a jak moc provoz závisí na konkrétních lidech. Toto je sedm nejčastějších signálů v e-commerce a distribučních firmách.
Velikost není signál
Mnoho firem čeká, až dosáhne určitého obratu nebo počtu zaměstnanců, než začne uvažovat o systému řízení. Je to pochopitelné: ERP je významná investice a působí jako něco pro velké firmy. V e-commerce a distribuci ale složitost obvykle přichází dlouho před velikostí.
Značka, která prodává ve vlastním e-shopu, na Amazonu a distributorům, s vlastním a externím skladem, má složitý provoz, i když má obrat půl milionu eur a deset lidí. Skutečným signálem není, kolik prodáváte, ale kolik ruční práce k prodeji potřebujete. Pokud každá nová objednávka vyžaduje, aby někdo kopíroval data z jednoho systému do druhého, problém už existuje.
1. Excel se stal vaším systémem řízení
Tabulky jsou skvělý nástroj pro analýzu dat. Problém začíná, když se stanou systémem, na kterém stojí provoz: sklad, ceníky zákazníků, prognózy nákupu a sledování objednávek žijí v souborech, které se posílají e-mailem a které nikdo plně nekontroluje.
Důsledky jsou známé: různé verze stejného souboru, vzorce, které někdo nevědomky rozbil, data aktualizovaná v jedné tabulce, ale ne v jiné. Je to nejčastější signál, že provoz rostl rychleji než jeho nástroje – a obvykle první, který se objeví.
2. Sklad nikdy nesedí
Pokud stav skladu ve vašem e-shopu neodpovídá skutečnosti ve skladu, nebo musíte často inventarizovat, abyste věděli, co opravdu máte, problém obvykle není ve skladu. Je v tom, že informace neproudí mezi systémy, které evidují příjmy, prodeje a vratky.
Výpadky zásob, přeprodeje na marketplacech a stornované objednávky, protože zboží nebylo, jsou přímým důsledkem chybějícího jednoho zdroje dat pro zásoby. Na kanálech, jako je Amazon, navíc tyto chyby snižují viditelnost vašich produktů.
3 a 4. Duplicitní data a nekonečné uzávěrky
Když se stejná objednávka zadává do e-shopu, do fakturačního programu i do logistické tabulky, každý krok je příležitostí k chybě a prací bez přidané hodnoty. ERP odstraňuje dvojí zadávání, protože každá informace se zaznamená jen jednou a ostatní oblasti ji čerpají ze stejného místa.
Druhou stranou stejného problému je měsíční uzávěrka. Pokud trvá dny, protože je třeba párovat informace z několika systémů, vedení rozhoduje s daty, která přicházejí pozdě. A v rychle rostoucím byznysu rozhodovat s informacemi starými tři týdny znamená rozhodovat naslepo.
5 a 6. Procesy závislé na jednom člověku a malý přehled
Pokud jen jeden člověk ví, jak se připravuje fakturace, jak se objednává u dodavatelů nebo jak se nový produkt zakládá ve všech kanálech, má firma vážné provozní riziko. Stačí nemoc nebo dovolená a kritický proces se zastaví.
Úzce s tím souvisí nedostatek přehledu. Jakou marži přináší každý kanál po poplatcích a dopravě? Které položky se neprodávají? Kteří zákazníci přestali nakupovat? Pokud odpověď vyžaduje několik dní a několik tabulek, chybí systém, který promění individuální znalosti ve sdílené procesy a kdykoli dostupné reporty.
7. Každý nový kanál se řídí zvlášť
Otevření Amazonu, B2B portálu nebo nové země by mělo být rozšířením něčeho, co už funguje. V mnoha firmách ale každý nový kanál přináší další nástroj, další sklad, další fakturační proces a často i dalšího člověka. Místo využití toho, co existuje, růst znásobuje složitost.
ERP propojené se všemi prodejními kanály tuto logiku obrací. Objednávky, sklad, zákazníci a fakturace se řídí ve stejném systému bez ohledu na to, kde prodej proběhl. Právě to umožňuje růst bez znásobení ruční práce.
Co se stane, když se čeká příliš dlouho
Odkládání rozhodnutí má náklady, které nejsou vždy vidět. Každý měsíc, kdy firma dál roste na nepropojených nástrojích, se hromadí víc nepořádku v datech, víc improvizovaných procesů a víc závislosti na lidech, kteří znají zkratky. Když se ERP nakonec zavede, je víc co čistit a víc zvyků měnit.
Navíc nejhorší chvíle pro zavedení systému řízení je uprostřed krize: když sklad přestal sedět, zákazníci si stěžují a tým je přetížený. S určitým předstihem, před dalším skokem růstu, lze plánovat v klidu a dobře vybrat. Proto říkáme, že provozní složitost v příštích 12 až 24 měsících je lepším ukazatelem než současná situace.
Jak vybrat správné ERP
Jakmile je jasné, že ERP je potřeba, další otázkou je které. Odpověď závisí na prodejních kanálech, počtu skladů, zemích, ve kterých firma působí, a na tom, jak moc se systém musí přizpůsobit jejím procesům. Odoo je v mnoha případech e-commerce a distribuce naší preferovanou volbou, ale ne jedinou. Důležité je, aby výběr přišel po diagnostice, ne před ní.
Co ERP nevyřeší – a kde začít
Řekněme to jasně: ERP firmu samo nesrovná. Pokud procesy nejsou definované, systém je jen zopakuje s větší rigiditou a výsledkem je drahý software, který tým obchází stejnými tabulkami jako vždy. Proto prvním krokem nikdy není výběr nástroje, ale pochopení, jak firma dnes pracuje a jak by pracovat měla.
Pokud se poznáváte ve třech nebo více signálech, dobrým cvičením je sepsat úkoly, které váš tým každý týden opakuje, a čas, který jim věnuje. Bývá to nejlepší argument pro rozhodnutí, co centralizovat a automatizovat jako první. A pokud chcete kompletní analýzu s prioritizovanou roadmapou, přesně to zahrnuje Operations Assessment.