Prodej na několika evropských marketplacech je jednou z nejrychlejších cest, jak nechat e-shop růst. Je to ale také jedna z nejrychlejších cest, jak zahltit účetní oddělení. Každá objednávka z Amazonu, eBay nebo Allegra znamená fakturu, platbu, poplatek a někdy i vratku. Když se to všechno dělá ručně, stane se fakturace úzkým hrdlem, které brzdí růst. V tomto článku vysvětlujeme, proč se to děje, co lze s ERP automatizovat a jak na to, aby se účetnictví nerozpadlo.
Skryté náklady ruční fakturace objednávek z marketplaceů
S jedním prodejním kanálem je vystavování faktur jen další úkol v týdnu. Se čtyřmi kanály, zákazníky v několika zemích a stovkami objednávek měsíčně se z toho stává práce na plný úvazek. A nejhorší je, že tato práce roste přesně stejným tempem jako tržby: čím lépe marketplacy fungují, tím víc hodin potřebuje administrativa, aby stačila.
Čas není jediný náklad. Ruční fakturace je neustálým zdrojem chyb: neúplné daňové údaje, špatně použité sazby DPH, přeskočená číselná řada, duplicitní nebo nikdy nevystavené faktury. Každá chyba pak přináší další práci při párování, při měsíční uzávěrce a v nejhorším případě při daňové kontrole. Je to náklad, který se neobjeví v žádném řádku výsledovky, ale platí se každý týden.
Proč marketplacy fakturaci komplikují
Každý marketplace předává informace o objednávce po svém. Některé obsahují daňové údaje kupujícího, jiné ne. Některé vyúčtovávají platby za období se strženými poplatky, jiné po jednotlivých objednávkách. Vratky a částečné refundace se hlásí v různých formátech a v různých okamžicích. Nic z toho přirozeně nezapadá do fakturačního programu určeného pro vlastní e-shop.
K tomu se přidává evropské daňové prostředí. Od července 2021 se prodej zboží na dálku spotřebitelům v jiných zemích EU daní v zemi určení, jakmile je překročen společný limit 10 000 € ročně, a DPH se přiznává přes jednotné kontaktní místo (OSS). V praxi to znamená uvést na každé faktuře sazbu DPH země kupujícího. Bez systému, který to udělá sám, je u každé zahraniční objednávky nutné ručně ověřit, jaká daň platí.
Co lze ve fakturaci e-shopu automatizovat
Prakticky celou cestu, od přijetí objednávky až po zaúčtování. Cílem není vyřadit lidi z procesu, ale aby zasahovali jen u výjimek. Dobře automatizovaný fakturační tok zahrnuje minimálně tyto kroky:
- Automatický import objednávek z každého kanálu do ERP
- Vystavení faktury z objednávky bez přepisování údajů
- Automatické vyplnění daňových údajů zákazníka
- Použití správné sazby DPH podle země doručení
- Vystavení opravných dokladů při vratkách a refundacích
- Párování výplat jednotlivých marketplaceů včetně poplatků
Když tyto kroky fungují samy, práce administrativy se zásadně změní. Místo vystavování faktur tým kontroluje případy, které systém označí jako sporné, a zbytek času věnuje hodnotnějším úkolům, jako je kontrola marží podle kanálu.
Začít procesem, ne nástrojem
Nejčastější chybou je začít nastavovat automatizace dřív, než pochopíme, jak každá objednávka přichází a jaké informace nese. Automatizace špatně definovaného procesu jen zrychlí opakování stejných chyb. Proto je prvním krokem vždy analýza skutečného toku: odkud každá objednávka přichází, jaké údaje chybějí pro správnou fakturu a kde se ztrácejí.
Tak jsme postupovali u ADDITEQ, mezinárodního e-shopu, který prodává ve vlastním obchodě a na několika evropských marketplacech, mezi nimi Amazon, eBay a Allegro, s katalogem v několika jazycích. Než jsme sáhli do konfigurace, analyzovali jsme, jak vznikají a fakturují se objednávky z každého kanálu. Na základě toho jsme nastavili Odoo tak, aby automaticky vystavovalo faktury k objednávkám z marketplaceů a vyplňovalo fakturační údaje bez ručního zásahu.
ERP jako jádro fakturace
Důvod, proč ERP tento problém řeší, je jednoduchý: soustřeďuje objednávky, zákazníky, produkty, daně a účetnictví do jednoho systému. Když je všechno na jednom místě, faktura přestává být samostatným úkolem a stává se automatickým důsledkem objednávky. A zaúčtování zase automatickým důsledkem faktury.
Odoo je v e-commerce a distribuci častou volbou, protože propojuje prodej, fakturaci a účetnictví v jedné platformě a nabízí konektory k hlavním marketplacům. Princip je ale stejný u každého dobře zavedeného ERP: jeden zdroj dat, aby daňové a účetní informace byly konzistentní ve všech kanálech. Nástroj je méně důležitý než návrh procesu, který se na něm postaví.
Časté chyby při automatizaci fakturace
První je automatizovat bez předchozího vyčištění dat. Pokud jsou karty zákazníků, produkty nebo daně nastavené špatně, automatizace chybu znásobí u každé objednávky. Druhou je zacházet se všemi marketplacy stejně, přestože každý má vlastní logiku výplat, poplatků a vratek.
Třetí je zapomenout na vratky a refundace, kde se účetnictví e-shopu rozchází nejčastěji. A čtvrtou je nenechat žádnou kontrolu. Dobrá automatizace není černá skříňka: obsahuje upozornění pro objednávky, které neodpovídají pravidlům, a umožňuje kdykoli zjistit, co systém udělal a proč.
Jak měřit dopad automatizace
Před automatizací je vhodné změřit, kolik času dnes tým fakturaci věnuje, kolik faktur měsíčně vyžaduje opravu a jak dlouho trvá měsíční uzávěrka. Tři jednoduché ukazatele, které umožní porovnat stav před a po na základě dat, ne dojmů.
Co se změní, když fakturace funguje sama
Nejviditelnější změnou je čas: tým přestane kopírovat data z jednoho systému do druhého. Nejdůležitější je ale konzistence. Informace o každé objednávce jsou stejné v prodejním kanálu, v ERP i v účetnictví a měsíční uzávěrka se zrychlí, protože faktury a platby jsou už zaevidované a spárované.
Především přestává být fakturace limitem růstu. Otevření nového marketplaceu nebo nové země už neznamená najmout dalšího člověka na fakturaci, ale nastavit další kanál v procesu, který už funguje. V projektech, které jsme doprovázeli, patří tato změna k těm s největším dopadem na každodenní chod multikanálového e-shopu. Pokud chcete zjistit, kterou část vaší fakturace lze automatizovat, nejlepším výchozím bodem je Operations Assessment.