Auf mehreren europäischen Marktplätzen zu verkaufen ist einer der schnellsten Wege, einen Online-Shop wachsen zu lassen. Es ist aber auch einer der schnellsten Wege, die Buchhaltung zu überlasten. Jeder Auftrag über Amazon, eBay oder Allegro erzeugt eine Rechnung, eine Zahlung, eine Gebühr und manchmal eine Retoure. Wird all das von Hand erledigt, wird die Rechnungsstellung zum Engpass, der das Wachstum bremst. In diesem Artikel erklären wir, warum das passiert, was sich mit einem ERP automatisieren lässt und wie man es angeht, ohne die Buchhaltung durcheinanderzubringen.
Die versteckten Kosten manueller Marktplatz-Rechnungen
Mit einem einzigen Vertriebskanal ist das Erstellen von Rechnungen nur eine Aufgabe unter vielen. Mit vier Kanälen, Kunden in mehreren Ländern und Hunderten von Aufträgen im Monat wird daraus ein Vollzeitjob. Das Gravierende daran: Dieser Aufwand wächst genau im Tempo des Umsatzes. Je besser die Marktplätze laufen, desto mehr Stunden braucht die Verwaltung, um Schritt zu halten.
Zeit ist nicht der einzige Kostenfaktor. Manuelle Rechnungsstellung ist eine ständige Fehlerquelle: unvollständige Steuerdaten, falsche Umsatzsteuersätze, Lücken in der Nummerierung, doppelte oder nie erstellte Rechnungen. Jeder Fehler erzeugt später zusätzliche Arbeit beim Abgleich, beim Monatsabschluss und im schlimmsten Fall bei einer Betriebsprüfung. Diese Kosten stehen in keiner Zeile der GuV, werden aber jede Woche bezahlt.
Warum Marktplätze die Rechnungsstellung erschweren
Jeder Marktplatz liefert die Auftragsdaten auf seine eigene Art. Manche enthalten die Steuerdaten des Käufers, andere nicht. Manche rechnen Zahlungen periodisch mit bereits abgezogenen Gebühren ab, andere pro Auftrag. Retouren und Teilerstattungen werden in unterschiedlichen Formaten und zu unterschiedlichen Zeitpunkten gemeldet. Nichts davon passt von selbst zu einer Rechnungssoftware, die für einen eigenen Shop gedacht ist.
Hinzu kommt das europäische Steuerrecht. Seit Juli 2021 werden Fernverkäufe an Verbraucher in anderen EU-Ländern im Bestimmungsland besteuert, sobald die gemeinsame Schwelle von 10.000 € pro Jahr überschritten ist. Die Umsatzsteuer wird über den One-Stop-Shop (OSS) erklärt. In der Praxis heißt das: Auf jeder Rechnung muss der Steuersatz des Landes des Käufers stehen. Ohne ein System, das dies automatisch erledigt, muss bei jedem internationalen Auftrag von Hand geprüft werden, welcher Satz gilt.
Was sich in der E-Commerce-Rechnungsstellung automatisieren lässt
Praktisch der gesamte Weg – vom Eingang des Auftrags bis zur Verbuchung. Ziel ist nicht, Menschen aus dem Prozess zu entfernen, sondern dass sie nur noch bei Ausnahmen eingreifen. Ein gut automatisierter Rechnungsprozess umfasst mindestens diese Schritte:
- Automatischer Import der Aufträge aus jedem Kanal ins ERP
- Erstellung der Rechnung aus dem Auftrag, ohne Daten abzutippen
- Automatisches Ausfüllen der Steuerdaten des Kunden
- Anwendung des richtigen Umsatzsteuersatzes je Lieferland
- Erstellung von Gutschriften bei Retouren und Erstattungen
- Abgleich der Auszahlungen jedes Marktplatzes inklusive Gebühren
Wenn diese Schritte von selbst laufen, verändert sich die Arbeit der Verwaltung grundlegend. Statt Rechnungen zu schreiben, prüft das Team die Fälle, die das System als zweifelhaft markiert, und nutzt die übrige Zeit für wertvollere Aufgaben wie die Margenkontrolle je Kanal.
Beim Prozess anfangen, nicht beim Tool
Der häufigste Fehler ist, Automatisierungen zu konfigurieren, bevor man verstanden hat, wie jeder Auftrag eingeht und welche Informationen er mitbringt. Einen schlecht definierten Prozess zu automatisieren führt nur dazu, dieselben Fehler schneller zu machen. Deshalb steht am Anfang immer die Analyse des tatsächlichen Ablaufs: Woher kommt jeder Auftrag, welche Daten fehlen für eine korrekte Rechnung und an welcher Stelle gehen sie verloren?
So sind wir bei ADDITEQ vorgegangen, einem internationalen Online-Händler, der über den eigenen Shop und mehrere europäische Marktplätze verkauft, darunter Amazon, eBay und Allegro, mit einem Katalog in mehreren Sprachen. Bevor wir die Konfiguration anfassten, analysierten wir, wie Aufträge in jedem Kanal entstanden und abgerechnet wurden. Auf dieser Grundlage konfigurierten wir Odoo so, dass Rechnungen für Marktplatzaufträge automatisch erstellt und die Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe ausgefüllt werden.
Das ERP als Kern der Rechnungsstellung
Der Grund, warum ein ERP dieses Problem löst, ist einfach: Es bündelt Aufträge, Kunden, Produkte, Steuern und Buchhaltung in einem System. Wenn alles am selben Ort liegt, ist die Rechnung keine eigene Aufgabe mehr, sondern eine automatische Folge des Auftrags – und die Buchung wiederum eine automatische Folge der Rechnung.
Odoo ist im E-Commerce und Großhandel eine häufige Wahl, weil es Vertrieb, Rechnungsstellung und Buchhaltung auf einer Plattform vereint und Konnektoren zu den wichtigsten Marktplätzen bietet. Das Prinzip gilt aber für jedes gut implementierte ERP: eine einzige Datenquelle, damit Steuer- und Buchhaltungsdaten in allen Kanälen konsistent sind. Das Tool ist weniger wichtig als das Design des Prozesses, der darauf aufbaut.
Typische Fehler bei der Automatisierung
Der erste ist, zu automatisieren, ohne vorher die Daten zu bereinigen. Sind Kundenstammdaten, Produkte oder Steuern falsch konfiguriert, vervielfacht die Automatisierung den Fehler bei jedem Auftrag. Der zweite ist, alle Marktplätze gleich zu behandeln, obwohl jeder seine eigene Logik für Auszahlungen, Gebühren und Retouren hat.
Der dritte ist, Retouren und Erstattungen zu vergessen – genau dort gerät die Buchhaltung eines Online-Shops am häufigsten aus dem Gleichgewicht. Und der vierte ist, keine Kontrolle einzubauen. Eine gute Automatisierung ist keine Blackbox: Sie enthält Warnungen für Aufträge, die nicht in die Regeln passen, und erlaubt jederzeit nachzuvollziehen, was das System getan hat und warum.
Wie man die Wirkung der Automatisierung misst
Vor der Automatisierung sollte man messen, wie viel Zeit das Team heute für Rechnungen aufwendet, wie viele Rechnungen pro Monat korrigiert werden müssen und wie lange der Monatsabschluss dauert. Drei einfache Kennzahlen, mit denen sich Vorher und Nachher anhand von Daten vergleichen lassen – nicht anhand von Eindrücken.
Was sich ändert, wenn die Rechnungsstellung von selbst läuft
Die sichtbarste Veränderung ist die Zeit: Das Team kopiert keine Daten mehr von einem System ins andere. Die wichtigste ist jedoch die Konsistenz. Die Informationen zu jedem Auftrag sind im Vertriebskanal, im ERP und in der Buchhaltung identisch, und der Monatsabschluss geht schneller, weil Rechnungen und Zahlungen bereits erfasst und abgeglichen sind.
Vor allem ist die Rechnungsstellung keine Wachstumsgrenze mehr. Ein neuer Marktplatz oder ein neues Land bedeutet nicht mehr, eine weitere Person für die Rechnungen einzustellen, sondern einen weiteren Kanal in einem funktionierenden Prozess einzurichten. In den Projekten, die wir begleitet haben, gehört das zu den Änderungen mit der größten Wirkung im Alltag eines Multichannel-Händlers. Wenn Sie wissen möchten, welcher Teil Ihrer Rechnungsstellung sich automatisieren lässt, ist ein Operations Assessment der beste Ausgangspunkt.