Der Wechsel von Tabellen und Einzeltools zu einem integrierten Managementsystem ist eine der folgenreichsten Entscheidungen für ein wachsendes Unternehmen. Er ist auch eine der beängstigendsten. Fast alle Geschäftsführer stellen sich dieselbe Frage: Können wir weiter verkaufen, während wir unsere Arbeitsweise ändern? Die Antwort lautet ja, sofern die Migration gut geplant ist. In diesem Artikel zeigen wir, wie man sie in Phasen angeht, was mit den Daten geschieht und wie man das Team vorbereitet.
Die Angst, das Unternehmen anzuhalten
Es ist die häufigste Sorge von Unternehmen, die über ein ERP nachdenken, und die berechtigtste: dass die Einführung den Betrieb genau dann unterbricht, wenn das Geschäft wächst. Aufträge, die nicht rausgehen, Rechnungen, die nicht erstellt werden, ein Team, das mit dem neuen System nicht umgehen kann. In jeder Branche gibt es Geschichten gescheiterter Einführungen, und fast alle haben eines gemeinsam: Man wollte alles auf einmal ändern.
Die gute Nachricht: Eine gut geplante Migration verlangt keinen Sprung ins Leere in einer einzigen Nacht. Sie verlangt eine vorherige Analyse, einen Phasenplan, saubere Daten und ein vorbereitetes Team. Mit diesen vier Elementen kann das Unternehmen weiter verkaufen, während sich seine Arbeitsweise ändert.
Analyse: was migrieren, was bereinigen, was neu gestalten
Vor der Migration muss man wissen, was man hat. Nicht alle Daten gehören ins neue System, und nicht alle Prozesse sollten eins zu eins übernommen werden. Einer der größten Fehler ist sogar, mit dem ERP genau das nachzubauen, was bisher in Excel gemacht wurde. War der Prozess ineffizient, bleibt er es – nur in teurerer Software.
Die Analyse zeigt, welche Informationen verlässlich sind, was bereinigt werden muss und welche Prozesse sich im Zuge des Wechsels neu gestalten lassen. Sie ist auch der Moment, die Kennzahlen festzulegen, an denen der Projekterfolg gemessen wird, etwa Stunden für manuelle Aufgaben, Bestandsfehler oder die Zeit für die Kommissionierung eines Auftrags. Ohne Messung vorher und nachher lässt sich nicht beurteilen, ob sich die Einführung gelohnt hat.
Daten bereinigen, bevor man sie migriert
Unsaubere Daten zu migrieren verlagert das Problem nur in ein anderes System. Deshalb nutzen wir jede Migration für eine gründliche Bereinigung. Diese Arbeit ist wenig glamourös, aber die Voraussetzung dafür, dass alles Weitere funktioniert – vor allem die Automatisierungen. Die häufigsten Aufgaben sind:
- Doppelte Artikel bereinigen und die Artikelnummern (SKU) vereinheitlichen
- Produktdaten um fehlende Attribute ergänzen
- Inaktive Kunden und Lieferanten entfernen
- Veraltete Preise, Rabatte und Konditionen prüfen
- Sicherstellen, dass der Anfangsbestand dem tatsächlichen entspricht
Diese Phase bringt oft Probleme ans Licht, die das Unternehmen seit Jahren unbemerkt mitschleppt. Sie vor der Migration zu lösen verhindert, dass sie später auftauchen, wenn sie bereits Aufträge und Rechnungen betreffen.
Das ERP in Phasen einführen
Der Schlüssel, um den Betrieb nicht anzuhalten, ist, nicht alles gleichzeitig zu ändern. Wir beginnen mit den Bereichen mit der größten Wirkung und dem geringsten Risiko, meist Produktkatalog und Bestand. Danach folgen Verkaufsaufträge und Einkauf, später Rechnungsstellung und Buchhaltung. Jede Phase wird mit dem Team abgenommen, bevor die nächste beginnt.
Wenn nötig, laufen altes und neues System für einen begrenzten Zeitraum kontrolliert parallel. Kritische Umstellungen werden in Zeiten geringer Aktivität gelegt, fernab von Kampagnen, Sales oder Auftragsspitzen. So werden Anpassungen bei geringem Volumen und ohne Druck erkannt.
Schulung anhand der echten Prozesse
Generische ERP-Schulungen bringen wenig. Die Menüs einer Software mit Beispielprodukten zu lernen bereitet niemanden auf den Arbeitsalltag vor. Wirksame Schulungen finden anhand der tatsächlichen Prozesse des Unternehmens statt, mit den eigenen Produkten, Kunden und typischen Situationen.
Wichtig ist auch, von Anfang an die Schlüsselpersonen jedes Bereichs zu identifizieren und sie in die Gestaltung der Prozesse einzubinden. Wer mitbestimmt hat, wie mit dem neuen System gearbeitet wird, vertritt es gegenüber den Kollegen. Das ist der beste Weg, Widerstand gegen Veränderung zu verringern – mit Abstand die häufigste Ursache dafür, dass ein ERP nicht so genutzt wird, wie es sollte.
Die ersten Wochen nach der Umstellung
Keine Einführung endet an dem Tag, an dem das System eingeschaltet wird. In den ersten Wochen tauchen Fragen, unvorhergesehene Fälle und kleine notwendige Anpassungen auf. Das ist normal und genau der Moment, in dem sich entscheidet, ob das ERP wirklich angenommen wird oder ob das Team nach und nach zu seinen Tabellen zurückkehrt.
Enge Begleitung in dieser Phase macht den Unterschied. Deshalb beinhalten alle unsere Projekte Support und kontinuierliche Verbesserung nach dem Go-live. Ein Managementsystem ist kein Projekt mit Enddatum: Es entwickelt sich mit dem Unternehmen weiter und muss überprüft werden, wenn sich Kanäle, Prozesse und Volumen ändern.
Wie lange eine Migration dauert
Auch das wird oft gefragt, und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Auf die Zahl der zu migrierenden Bereiche, den Zustand der Daten, die nötigen Integrationen mit Online-Shops und Marktplätzen und darauf, wie viel Zeit das Team für die Abnahme jeder Phase hat. Sicher ist nur: Wer Fristen verkürzt, indem er Analyse oder Datenbereinigung überspringt, zahlt am Ende immer mehr.
Deshalb erstellen wir nie ein Angebot ohne Analyse. Das Operations Assessment ermöglicht es, Umfang, Phasen und Zeitplan realistisch festzulegen und in ein Festpreisprojekt mit klaren Terminen und Preisen zu übersetzen. So weiß das Unternehmen von Anfang an, was wann passiert und was es kostet.
Die Rolle der Integrationen
Im E-Commerce bedeutet die Migration zu einem ERP fast immer, es mit dem Online-Shop, den Marktplätzen, den Versanddienstleistern und den Zahlungsanbietern zu verbinden. Diese Integrationen müssen in den Migrationsphasen eingeplant und mit echten Aufträgen getestet werden, bevor eine Etappe als abgeschlossen gilt.
Eine Migration ohne Sprung ins Leere
Zusammengefasst verlangt der Wechsel von Excel zu einem integrierten System ohne Betriebsunterbrechung fünf Dinge: analysieren, bevor man entscheidet; Daten bereinigen, bevor man sie migriert; in Phasen einführen, beginnend mit dem, was am meisten bewirkt; das Team anhand der eigenen Prozesse schulen; und die Begleitung danach planen.
Diese Schritte beseitigen nicht jedes Risiko, reduzieren es aber auf ein beherrschbares Maß. Vor allem machen sie die Migration zu dem, was sie sein sollte: eine Chance, besser zu arbeiten, nicht nur ein Werkzeugwechsel. Wenn Sie über diesen Schritt nachdenken, zeigt Ihnen ein Operations Assessment, wo Sie anfangen und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen sollten.